株主総会の開催をどう進めていけばよいか、ご相談を頂くことがあります。
総会までのスケジュールのご説明や、通知案内文書の作成のほか、官報公告も必要となる場合は、そのご説明と準備も行います。
また、株主総会を実際に開催して、一同集まり、そこで決議をとるなど時間も費用もかかってしまう場合には、委任状による出席（馴染まない法人もあります）のほか、会社法第３１９条第１項により、実際に総会に集まらなくとも、株主総会決議があったものとみなす手法をとることもできます。

1. 株主総会の招集を決定する。（開催日時と場所、議題と議案）
2. 株主に招集通知を発送する。（議題と議案の要領を記載し、開催日時の２週間以上前に通知する。期日は短縮できます。）
3. 株主総会を開催（議長が議事を進め、議案の採否をとります。）
4. 事後の事務処理（議事録を作成します。登記事項に変更があれば、２週間以内に登記を申請します。会社法に規定されていなくても、株主への事後通知も適宜必要です。）

例えば不動産の売買契約を会社と役員との間で行う場合、株主総会での承認が必要となります（会社法第３５６条第１項）。
これは、会社代表者と役員が不当な（価格で）取引を勝手に行ってしまい、会社に出資した株主に損害を与えないように予防する目的でもあります。
このような、会社に所属する役員との間の取引（直接取引）はわかりやすいですが、会社と第三者との間の取引（間接取引）の場合、どこまでが承認の対象となるかの判定は難しいため、専門家に相談しましょう。